ERP Gestión documental

SIGEPlus ERP integra un módulo de gestión documental accesible desde todas las áreas de la gestión empresarial. La necesidad de organizar la información es un factor importante para mejorar la competitividad de cualquier empresa. Hoy en día, las empresas reciben información a través de un amplio número de canales, la cantidad de documentos que se gestiona cada vez es mayor, y las copias en papel están pasando a un segundo plano. Un sistema de gestión documental garantiza una información organizada y eficiente, favoreciendo la productividad empresarial.

Este módulo administra y facilita el acceso a toda la documentación digital vinculada a cada entidad de SIGEPlus ERP. Por ejemplo, puede vincular un número ilimitado de archivos (documentos, imágenes, diseños, planos, CAD, etc.) a la ficha de un determinado cliente de forma que sean accesibles por todos los usuarios o solo para determinados usuarios. La gestión documental permite almacenar, administrar y organizar todos los documentos de su empresa. La finalidad es almacenar los documentos en una localización centralizada para que todos los empleados tengan acceso de forma fácil y sencilla.

Implantar una correcta política de gestión documental en la empresa conlleva consigo innumerables beneficios. La ganancia no es sólo monetaria, mejora la imagen al prestar una atención más rápida y eficiente a los clientes, contribuye a motivar a los trabajadores al trabajar con herramientas modernas y evitar situaciones de cierto desasosiego al buscar la información entre multitud de carpetas y archivos.

Encuentre lo que busca

Los documentos, ya sean escaneados o digitales, se almacenan de forma centralizada. Los documentos se vinculan a un contrato, proyecto, oferta, pedido, factura o cualquier otra entidad, por lo que toda la información relativa a las transacciones comerciales está disponible en todo momento. Acceda a la información relacionada con una determinada entidad (contrato, proyecto, cliente, etc.) de forma rápida y directa, o bien utilice las opciones de búsqueda para localizar los documentos que coinciden con los criterios de búsqueda introducidos.

La gestión documental le permite alcanzar un grado de gestión más eficiente, la rapidez y facilidad de acceso, junto con el ahorro de tiempo y espacio, permiten mejorar la productividad de todos los departamentos de la empresa. Los empleados están siempre preparados para proporcionar información y tomar las decisiones adecuadas.

Gestión de permisos, seguridad y cifrado

La gestión documental de SIGEPlus permite definir una serie de permisos de acceso para cada archivo almacenado, especificando qué usuarios o grupos de usuarios puede acceder, modificar o eliminar un determinado documento. La información puede ser accesible desde nuestras soluciones de movilidad, facilitando a los usuarios de campo el desempeño de las tareas y los trabajos a realizar.

Muchos de los documentos son confidenciales y deben de recibir una protección adicional. SIGEPlus permite la asignación de permisos a cada documento de forma fiable y segura, y si lo considera necesario puede cifrar los documentos para asegurar la privacidad de su contenido.

Objetivos principales

• Incrementar la productividad al reducir los tiempos de búsqueda.
• Estructurar y organizar la información en una localización centralizada.
• Mejorar la gestión de los procesos administrativos y el flujo de trabajo.
• Mejorar la imagen ante clientes, proveedores y terceros.
• Reducción de costes.
• Mejorar la seguridad y la privacidad de la información.
• Reducir el riesgo de pérdida de información.
• Control de versiones de documentos.
• Reducir el espacio físico necesario par almacenar la información.
• Mejorar la sostenibilidad y el medioambiente al trabajar con información digital.